Tips Jitu Menghitung Jumlah Porsi Catering Pada Resepsi Pernikahan

Wedding party adalah acara yang paling ditunggu-tunggu oleh setiap calon pengantin. Tentunya, mereka pasti menginginkan sebuah pesta pernikahan yang sempurna dan berkesan. Lalu, seberapa pentingkah tips menghitung jumlah porsi katering pada resepsi pernikahan untuk mewujudkannya?

Salah satu faktor pendukung utama suksesnya pesta pernikahan adalah kuliner yang memanjakan lidah para tamu undangan dengan jumlah porsi yang pas pula. Inilah salah satu alasan mengapa Anda harus mengetahui tips menghitung jumlah porsi katering pada resepsi pernikahan. Meski lezat, jika banyak tamu undangan yang tidak kebagian, tentu malah membuat Anda malu, bukan? Sebaliknya, jumlah makanan yang berlebihan pun akan mengurangi kesempurnaan pesta pernikahan Anda, sekaligus menggembungkan anggaran.

Setelah Anda menemukan vendor katering pernikahan, langkah selanjutnya adalah menentukan jumlah pesanan. Perlu Anda ketahui, kuliner menempati 30% sampai dengan 40% dari keseluruhan anggaran pernikahan.

Jika anggaran anda ingin mengadakan pesta dgn budget Rp. 100.000.000, dan jumlah tamu yg datang adalah 1000 orang, maka jika catering 30 % ; 30% x Rp. 100.000.000 = 30 juta

Jika 40% makan catering 40 jt.

Dengan rincian: jumlah tamu 1000 org (sudah termasuk panitia dan keluarga), maka untuk amannya : jumlah buffet 70% ( 60 % = 600 porsi untuk di meja tamu dan 10 % = 100 porsi utk di meja VIP/keluarga), 40 %  = 400 porsi x 5 untuk ( 2000 porsi) menu gubukan, tidak termasuk dengan dessert. Yaitu menu-menu makanan. 

Yang dihitung adalah jumlah tamu, bukan jumlah undangan

Nah menu-menu makanan apa saja yang bisa masuk di jumlah ini?

Misalnya 40 juta: harus masuk menu buffet 700 porsi ditambah dgn 200 porsi gubukan.

Minimal buffet di Jakarta Rp. 85.000/porsi, dan gubukan Rp. 22.000/porsi…

Jika budget anda tidak cukup, hal apa saja yg harus disiasati?

Boleh-boleh saja sih Anda menghitung anggaran kuliner cukup 20% dari anggaran pernikahan, atau bahkan 10% saja. Tapi Anda pun perlu memikirkan konsekuensinya. Lagipula, dengan mengurangi prosesntase anggaran kuliner, tidak lantas anggaran pesta pernikahan Anda akan jauh berkurang, kok.  Dengan asumsi biaya kuliner Rp. 20.000.000,00 biaya yang Anda keluarkan semuanya adalah:

Rp. 20.000.000,00 : 10% = Rp. 200.000.000,00

Nah, kan? Menghitung jumlah porsi catering yang akan Anda pesan juga memerlukan perhitungan cermat. Apa jadinya jika makanan yang Anda sediakan tidak mencukupi kebutuhan? Apa jadinya jika jumlah gubug/pondokan yang Anda siapkan terlalu minim sehingga para tamu undangan harus berjubel ketika hendak mengambil makanan?

Berikut tips yang wajib Anda ketahui:

1. Jumlah undangan x 2

Jika Anda mengundang 500 orang, maka Anda memerlukan pesanan sebanyak 1000 porsi. Mengapa harus dikalikan dua? Umumnya, orang akan menghadiri undangan pernikahan berdua dengan pasangannya. Malah, banyak juga yang membawa serta anak-anak mereka sebab pesta pernikahan identik dengan acara keluarga (family affair). Namun, Anda tidak perlu memesan jumlah porsi katering hingga berlipat-lipat. Jumlah porsi dua kali jumlah undangan adalah hitungan yang paling ideal dan efisien.

2. Hitung jumlah keluarga dan panitia

Selain tamu undangan, jumlah keluarga besar Anda dan pasangan tidak boleh dilewatkan. Begitu juga dengan panitia pesta pernikahan. Jangan sampai jumlah porsi hanya untuk tamu undangan sehingga hidangan yang Anda sajikan menjadi kurang nantinya.

3. Perhitungkan faktor ketidakhadiran

Tidak semua orang dapat hadir dalam pesta pernikahan Anda. Itu pasti.  Bagaimana mengatasinya?

Misalkan Anda mengundang 500 orang, maka jumlah porsi ideal yang Anda pesan adalah 1000 porsi. Adapun perhitungan kemungkinan ketidakhadiran berkisar antara 10% sampai dengan 15%. Jadi, porsi pesanan Anda menjadi :

Jumlah undangan x 2 = 1000 porsi

Prosentase ketidakhadiran = 10% x 1000 porsi = 100 porsi

Hasil = 900 porsi

Jadi, total porsi ideal yang Anda pesan adalah 900 porsi.

4. Perhitungkan perbandingan buffet dan stall

Buffet adalah menu prasmanan. Sedangkan stall adalah menu gubugan/ pondokan. Menu buffet biasanya terdiri dari nasi, lauk pauk (daging, ayam, dan lain sebagainya), sayuran, dan minuman. Harga menu ini lebih murah dibandingkan menu gubug.

Sedangkan menu stall lebih variatif. Anda dapat menyajikan menu istimewa atau khas pada menu jenis ini. Anda dapat memilih menu sesuai dengan keinginan Anda, atau barangkali memilih menu masakan kesukaan teman-teman Anda seperti bakso, gado-gado, sop kikil, atau Anda bisa mengundang jasa layanan cafe dan restoran yang ready untuk wedding party. Harga yang ditetapkan vendor katering pernikahan untuk stall biasanya lebih mahal dari menu buffet.

Umumnya, prosentase antara buffet dengan stall adalah 60% : 40%. Contoh perhitungannya adalah:

Asumsikan undangan Anda sebanyak 500 orang, dan jumlah pesanan Anda adalah 900 porsi.

Jumlah menu buffet dan stall masing-masing :

Buffet : 60% x 900 = 540 porsi

Stall : 40% x 900 = 360 porsi

Apabila diasumsikan satu orang akan mampir di lima gubugan/pondokan, maka jumlah porsi yang Anda perlukan adalah :

Porsi total :  5 x 360 porsi = 1800 porsi

Selanjutnya, porsi tersebut dibagi sesuai dengan jumlah gubugan/pondokan. Apabila Anda menghendaki 8 gubugan misalnya, maka setiap gubugan tersedia 225 porsi. Catatannya, lebih baik memperbanyak porsi pada setiap gubug daripada memperbanyak jenis menu dengan porsi sedikit. Lebih baik 225  porsi pada setiap gubug untuk satu jenis menu daripada dibagi dalam beberapa menu. Hal ini berpotensi menu stall Anda akan habis dalam waktu singkat.

Prosentase antara buffet  dan stall  tersebut dapat berubah menjadi 50% : 50% apabila waktu pernikahan Anda adalah malam hari. Hal ini disebabkan karena sebagian orang menghindari makan besar pada malam hari.  Jadi, prosentase menu stall dapat diperbanyak, dan menu buffet dikurangi.

Selain memperhatikan empat hal di atas, beberapa poin di bawah ini akan memudahkan Anda menentukan jumlah porsi makanan dengan tepat:

1. Saat ini, sebagian orang tidak mengonsumsi nasi secara berlebihan, bahkan ada yang tidak makan nasi sama sekali. Jadi, misalkan Anda mengundang 500 orang, Anda tidak perlu memesan nasi putih dan lauk pauk sebanyak 900 porsi. Anda bisa mengalihkan pengurangan tersebut untuk menambah menu stall. 

2. Hindari memesan makanan yang sulit dimakan seperti gurami asam manis, atau kepiting rebus. Enak sih enak, tapi siapa yang mau repot-repot menyisihkan duri atau bibir belepotan bumbu sedangkan mereka makan di pesta pernikahan? Tentu Anda akan bersedih melihat masakan di meja hidang tidak tersentuh.

3. Jangan lupakan anak kecil dan manula. Siapkan menu khusus kesukaan mereka. Anak-anak biasanya menyukai bakso, mi, aneka sosis, dan sejenisnya. Sedangkan bagi manula sediakan makanan yang empuk, mudah dimakan, serta tempat penyajian yang mudah dijangkau.

4. Jangan lupa menanyakan menu favorit yang disediakan oleh vendor katering Anda. Biasanya, setiap katering memiliki menu andalan. Mintalah pula penyediaan air putih yang cukup.

5. Tak kalah penting, mintalah kepada vendor katering pernikahan untuk menyediakan kantong plastik. Jika makanan masih tersisa, Anda dapat memberi kesempatan kepada keluarga atau panitia pernikahan untuk membawanya pulang. Mintalah pula tempat khusus untuk piring-piring kotor, dan juga tempat sampah untuk membuang bekas tusuk gigi, kemasan es krim, dan aneka ‘limbah makanan’ lainnya.

Demikian tips menghitung jumlah porsi katering pada resepsi pernikahan yang dapat Anda praktikkan. Hitunglah dengan cermat agar wedding party Anda berjalan sesuai harapan. Semoga bermanfaat.  :)